Improving ERP change tool processes to align business processes and ERP system

Abstract

Nopea teknologian kehitys sekä kansainvälistymisen mukana tuoma kilpailupaine pakottavat yritykset jatkuvaan liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Muutoksista organisaation rakenteissa sekä yrityksen prosesseissa on tullut yleisiä toimenpiteitä. Yksi näkyvimmistä toiminnallisista uudistuksesta on ollut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto.

Toiminnanohjausjärjestelmän rakenne ja kehitys aiheuttaa yleensä suurimmat vaikeudet pyrittäessä rakentamaan liiketoimintaprosessien läpinäkyvyyttä esittävä tietojärjestelmäympäristö. Tässä tutkimuksessa liiketoiminnan sekä toiminnanohjausjärjestelmän prosessien yhdistäminen on tehty ns. toiminnanohjausjärjestelmä muutostyökaluilla. Kyseiset muutostyökalut on järjestetty yrityksissä tietojärjestelmä ympäristöön ja niiden avulla voidaan korjata teknisiä ongelmia sekä muuttaa itse prosesseja. Tutkimuksen empiria osuudessa on käytetty case-tutkimusmenetelmää Kone Oyj:n prosessien kehittämisosastolla.

Tutkimuksen tavoitteena oli parantaa toiminnanohjausjärjestelmän muutostyökalujen prosesseja, liiketoimintaprosessien sekä toiminnanohjausjärjestelmän yhdistämiseksi ja harmonisoimiseksi. Tutkimuksen tavoitteiden täyttämiseksi, prosessijohtamisen käsitteitä käytettiin muutostyökaluprosessien parannusehdotusten löytymiseksi. Prosessijohtamisen käsitteet tarkoittavat prosessikartan, prosessin toimintojen, sekä prosessin kustannusten tutkimista ja hyväksikäyttöä. Prosessijohtamisen käsitteeseen kuuluu myös liiketoimintaprosessien jatkuvan parantamisen sekä uudelleenjärjestämisen mallien kuvaus. Toiminnanohjausjärjestelmäympäristön kuvaus teorian toisena osuutena antaa pohjaa muutostyökalujen prosessien käytölle.

Tutkimuksen tuloksina voidaan todeta että tutkimusalue on hyvin monimutkainen ja vaikea. Toimintajärjestelmistä ei ole kirjoitettu teoriaa kovinkaan runsaasti, lukuunottamatta yritysten itse tekemiä tutkimuksia. Tutkimuksessa tarkasteltaville prosesseille löytyi kuitenkin parannusehdotuksia sekä ns. optimaalisen prosessimallin ominaisuuksia.

The establishment of global alliances to leverage "best practices" has led organizations to seek new ways of conducting business. These have demanded a rethinking of organizational structures and processes. Fundamental tasks have been the establishment of appropriate enterprise resource planning (ERP) platform to co-ordinate business processes and provide harmonization environment for global business.

The importance of ERP is well internalized in management thinking. However, alignment of the business processes and ERP system has been a complex challenge for the companies. To face this challenge of making ERP system valuable tool for the organization, purpose of this study was to explore how organization can create a link between the business processes and ERP system by using ERP change tools as a driving force. ERP change tools, the support desk, can carry out the alignment of the business processes and ERP system. More accurately the study explored how the Finnish Company KONE interfaces ERP system and business processes. Case study was used as a medium of the research.

Aim of the study was to use the methods of process management to follow up on KONE ERP change tool processes. The activities were analyzed for the purpose of finding non-value adding and rework aspects. After the follow up of named processes the improvement opportunities were defined. Also purpose was to define the “best practice” alignment of ERP change tools to illustrate the goal of the improving processes continuously.

As relatively new area in the management accounting research, ERP systems and business process alignment is highly complex subject to study. As a result for this study, the improvement opportunities were clarified and the "best practice" features were found. It can be stated that the process improvement is an unending process for all the processes in the organization. The process changes themselves inquire high involvement from the whole organisation.