Kustannusriskien hallinta rakennusliikkeen alihankintatoiminnassa

Abstract

Suomalaiset rakennusliikkeet ostavat nykyisin aliurakoitsijoiltaan huomattavan osan varsinaisesta rakennustyöstä. Alihankintakustannusten hallinnasta on tullut avain kannattavaan toimintaan. Tämän tutkimuksen kohteena on suomalaisen rakennusliikkeen alihankintaan liittyvien kustannusriskien hallinta. Tavoitteena oli selvittää, mitkä tekijät aiheuttavat kohdeyrityksessä toistuvia kustannusbudjetin ylityksiä ja kuinka ongelmia voitaisiin välttää.

Tutkimuksessa haastateltiin viittätoista yrityksen alihankintaprosessin kanssa työskentelevää keskeistä toimihenkilöä. Heidän käytössään olevat työvälineet, -ohjeet ja työn tuloksena syntyvät dokumentit tutkittiin. Yrityksen avainhenkilöistä koostunut asiantuntijaryhmä määritteli kokemuksensa perusteella riskialttiita hankintaryhmiä. Ryhmätyön tulosta verrattiin yhtiön kustannusseurantajärjestelmästä poimittuun faktatietoon. Eri lähteistä näin kootun tiedon pohjalta määriteltiin havaittujen ongelmien syntymekanismi ja taustalla vaikuttavat tekijät.

Tutkimuksen tulosten mukaan kustannusriskien hallinta rakennusliikkeen alihankinnoissa koostuu kolmesta elementistä: toimittajakunnan hallinnasta, ostoihin liittyvän informaation hallinnasta sekä aliurakoiden toteutuksen hallinnasta. Toimittajakunnan heikko hallinta aiheuttaa riskejä koko alihankintaprosessissa. Kohdeyrityksessä ei ole riittävästi kiinnitetty huomiota kykyyn johtaa hankintoja alueyksikkötasolla. Tämä on johtanut lyhytjänteiseen toimintaan ja kyvyttömyyteen hankkia kestävää kilpailuetua ostotoiminnan avulla. Toimittajakunnan ja ostoihin liittyvän informaation hallinta luovat edellytykset aliurakoiden toteutuksen hyvälle hallinnalle.

Tutkimuksessa päädyttiin suosittelemaan kriittisten hankintojen organisoimista uudelleen kohdeyrityksen Etelä-Suomen alueyksikössä. Kriittisten hankintojen toimittajakunnan hallintaan pitäisi yrityksessä kiinnittää erityistä huomiota. Olisi luotava menettely, jolla toimittajien luotettavuus otettaisiin järjestelmällisesti huomioon valintatilanteissa. Sopimusten sisältöä on tarpeen vakioida valvonnan helpottamiseksi. Kustannusten seurantaan ja analysointiin tarvittaisiin myös uusia välineitä. Hankinnan tulisi rakennusliikkeissä olla kiinteästi Mukkana yrityksen strategiatyössä. Ostaa / valmistaa itse –päätökset pitäisi tehdä strategisella tasolla ja ottaa huomioon ulkoisten resurssien hallinnan vaatimat resurssit.

Finnish construction companies are currently outsourcing major parts of their production. For them management of subcontracting costs has become a key to profitable business. The subject of this study is the management of subcontracting cost risks in a Finnish construction company. The aim was to define which are the reasons for constant exceeds of cost budgets in the company and how these problems could be avoided.

In the case-study 15 persons in the subcontracting process were interviewed. The instruments, instructions and documents they used were examined. A team of key persons defined a list of most risky procurements by their experiences. The list was compared with facts collected from the data pace of the company. The factors and mechanism of prevailing problems was then defined.

According to the results of the study the management of subcontracting costs consist of three elements: management of supplier pace, management of purchasing information and management of implementation. Poor management of suppliers causes risks through out the subcontracting process. In the case-company too little attention is paid on the management of procurements on regional level. This has led into short sighted action and disability to create sustainable competitive advantage through purchasing. Proper management of suppliers and purchasing information are the prerequisites for good management of contract implementation.

The company is recommended to reorganise its critical procurements in Southern Finland. Special attention should be paid on the governance of critical contractors. A methode for assessing suppliers before purchasing decisions is needed. Furthermore, standard contracts are recommended to assist implementation at building sites. Representatives of purchasing function should be involved when building company wide strategies. Make or buy –decisions should always be made on strategic level and the resources required for proper management of external recourses should be taken into account.