Hankintatoimen mittarit ja Balanced Scorecard kunnossapitopalveluyrityksessä

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli löytää sopivia suorituskyvyn mittareita kunnossapitopalveluyrityksen hankintatoimeen. Mittarivalinnat rajattiin käsittelemään toimittajien hallintaa, hintakehityksen ja maksujen hallintaa sekä ostotyön onnistumista. Tutkimuksessa selvitettiin myös, mihin hankintatoimen tekijöihin esimerkkiyrityksen sisäiset asiakkaat eivät olleet tyytyväisiä. Sovellettavaksi suorituskykymittaristoksi valittiin Balanced Scorecard.

Materiaalihallinnon sisäiset asiakkaat kokivat asiakastyytyväisyyden ongelmakohdiksi hankintatoimen luotettavuuden, ostajan palvelualttiuden, saatavilla olon, yhteisen toiminnansuunnittelun ja ongelmista tiedottamisen puutteen, melko pitkät toimitusajat sekä hitaat varaston täytöt. Hankintatoimen ongelmakohdiksi ostajien haastatteluissa nousivat koulutuksen ja yhteisen toiminnansuunnittelun puute sekä pienten ostotilausten ja pienten toimittajien suuri määrä. Nämä tekijät huomioitiin tietyiltä osin myös mittarivalinnoissa.

Materiaalihallintoon rakennettu Balanced Scorecard sopii osaston tämän hetkiseen tilanteeseen. Mittariston viidessä näkökulmassa mittareita on lukumäärältään kattavasti; Balanced Scorecard toimii enemmänkin seurantajärjestelmänä. Ajan kuluessa todennäköisesti keskitytään vain tärkeimpiin mittareihin jolloin järjestelmän ohjaavampi vaikutus korostuu. Kun mittareissa on saavutettu jatkuvaa parantumista, kannattaa harkita uusien mittareiden ja näkökulmien valintaa. Materiaalihallintoon luotiin myös yleinen Excel- tiedosto, johon merkitään kunkin mittarin sen hetkiset arvot ja josta niiden kehitystä seurataan säännöllisesti.

Tutkimustyyppi työssä on konstruktiivinen. Tutkimuksen aineisto kerättiin sisäisten asiakkaiden ja ostajien teemahaastattelulla käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Tutkimuksessa haastateltiin esimerkkiyrityksen materiaalihallinnon kaksi ostajaa sekä 21 sisäistä asiakasta, jotka ovat työnsä puolesta yhteydessä materiaalihallintoon.

The aim of this study was to find out appropriate performance measures for purchasing in maintenance service company. Selection of the performance measurements were limited to supplier base management, price development, purchasing payments management and success in purchasing service. It was also examined what indicators of purchasing internal customers were not satisfied to. Balanced Scorecard was selected as the performance measurement system used in this study.

The internal customers experienced purchasing reliability, responsiveness, availability, common planning and problem solving, long delivery- times and delayed inventory replenishments as problems in purchasing. Purchasers named lack of training and common planning, large number of small purchasing orders and numbers of small suppliers as purchasing problems. These elements were also noticed in selection of the measurements.

The implemented Balanced Scorecard for the purchasing department suits for the present situation. Five selected perspectives for the performance measurement system include extensive amount of measures – the measurement system acts mainly as a follow- up system. In the future it is appropriate to concentrate only for the most important measures, then the Balanced Scorecard operates more like a control system. When continuous improvement is attained in the measures, it is suitable to choose new measures and perspectives. An Excel- file was also created within the study - there the present values of the measures are marked and the development of each measure can be followed regularly.

Constructive research paradigm is used in this study. Research data was gathered with interviews aimed to purchasing personnel and internal customers using mainly qualitative methods. Two purchasers and 21 internal customers, who are in contact to purchasing department, were interviewed.