Toiminnanohjausjärjestelmän kehityssuunnat projektipohjaisessa yrityksessä

Abstract

The master’s thesis focuses on the ERP system of a project company that delivers large-scale industrial plants from a purchasing point of view. The point of time is couple of years after implementation. Opinion of the people working in purchasing is that the ERP system isn’t performing satisfyingly. The first objective for the thesis is to find out the causes of the problems based on theory. It’s possible the system may not be suitable for project business or there may be deficiencies in the system that cause the problems. The second objective for the thesis is to propose solutions to the observed problems based on theory and vision how the system should function.

The outcome of the thesis was that the main causes for the problems were connected to the ways of using the system and engineering activities being left outside the scope of ERP. The processes connected to the ERP system are not documented, so the rules for using the system are missing. The thesis describes developing and influences to the organization of a function that enables uploading purchase requisitions to projects from a text file. It was discovered that the function solves many problems and enables other functions that enhance further ambitions to integrate even more of the company’s processes to the ERP system. Conclusion to the thesis is a vision how the system should function and development activities needed to achieve this vision.

Diplomityössä perehdytään suuria laitosprojekteja toimittavan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään ostotoiminnan näkökulmasta pari vuotta käyttöönoton jälkeen. Mielipide osto-osastolla on, että järjestelmä ei toimi tyydyttävästi. Diplomityön ensimmäisenä tavoitteena on tutkia teorian avulla, mistä ongelmat johtuvat, onko kyse mahdollisesti järjestelmän epäsopivuudesta projektiliiketoimintaan vai puutteista itse järjestelmässä. Diplomityön toinen tavoite on esittää teoriaan peilaten ratkaisuehdotuksia havaittuihin ongelmiin ja visioida kuinka järjestelmän tulisi toimia.

Työssä havaittiin, että suurimmat syyt ongelmiin löytyvät järjestelmän käyttötavoista ja yrityksen suunnittelutoimintojen jäämisestä toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuolelle. Toiminnanohjausjärjestelmään liittyviä prosesseja ei ole dokumentoitu ja pelisäännöt järjestelmän käyttämiselle näin ollen puuttuvat. Työssä kerrotaan toiminnon, joka mahdollistaa ostokehotuksien lataamisen tekstitiedostosta projektille, kehittämisestä ja vaikutuksista organisaatioon. Havaittiin, että toiminto ratkaisee useita ongelmia ja lisäksi mahdollistaa toimintoja, jotka edelleen edesauttavat pyrkimystä integroida yhä enemmän yrityksen toimintoja toiminnanohjausjärjestelmään. Työn lopputuloksena esitetään visio kuinka järjestelmän tulisi toimia ja tähän visioon pääsemisen edellytyksenä olevat kehityskohteet.