Toiminnan laadun parantaminen organisaation itsearvioinnilla – tutkimus Suomen puolustusvoimien tulosyksiköissä

Abstract

Laajoilla kyselylomaketutkimuksilla on tutkittu organisaation itsearvioinnin käyttöönoton motiiveja, käyttöä ja käytön hyötyjä 1990-luvulla ja 2000-luvun alussa. Organisaation itsearviointia on myös tutkittu laatupalkintomallien soveltamisen yhteydessä. Kolmas tutkimussuuntaus, johon myös tämä tutkimus sisältyy, on organisaation itsearvioinnin tutkiminen erilaisissa asiayhteyksissä.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on lisätä tietoa ja ymmärrystä organisaation itsearvioinnista ja sen vaikuttavuudesta tutkimalla, miten organisaatiota itsearvioidaan maavoimien valmiusyhtymissä ja Maasotakoulussa. Näissä neljässä paikallistutkimuksessa käytin tutkimusotteena tapaustutkimuksen mukaista tutkimusstrategiaa.

Aiempien tutkimuksien tulosten perusteella tärkein yhdistävä tekijä toiminnan parantamisessa on pyrkimys kokonaisvaltaisuuteen toiminnan laadun parantamisessa ja erinomaisuuden tavoittelussa. Osin kokonaisvaltaisuuteen sisältyviä ja sitä tukevia tekijöitä ovat jatkuvan parantamisen periaatteen käyttäminen ja oppivan organisaation edellyttämien toimintaedellytyksien luominen ja niiden huomioon ottaminen toiminnassa. Edelleen yhteisenä tekijänä ovat johdon sitoutumisen ja osallistumisen vaikutukset työntekijöiden osallistumiseen ja sitoutumiseen. Teorian perusteella olen arvioinut muodostuvan kolme organisaation itsearvioinnin strategisen tason johtamiskäytäntöä, jotka ovat ”Laatupalkinnon hakeminen”, ”Toiminnan ja tulosten arviointi” sekä ”Toiminnan kypsyyden arviointi”.

Tutkimuksen tulosten perusteella organisaation itsearvioinnin vaikuttavuuden merkityskokonaisuus on selitettävissä viiden teeman avulla. Koko tutkimusaineiston yhdistäväksi vaikuttavuuden teemaksi, josta myös organisaation itsearvioinnin vaiheistus saa tukea, muodostuu teema ”organisaation itsearviointi ja tulosjohtaminen”. Tämän teeman perusteella organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus perustuu itsearvioinnin käyttämiseen sekä tulosyksikön sisäisenä että johdon strategisen tason itsearviointina osana tulosjohtamista. Samoin teema ”ollaanko samaa perhettä” löytyy jokaisesta tutkimuskohteena olleesta tulosyksiköstä. Teeman perusteella vaikuttavuus perustuu siihen, että organisaation itsearvioinnin tilaisuus koetaan sosiaalisena tapahtumana ja organisaation itsearviointi vahvistaa työntekijöiden osallistumista ja sitoutumista toiminnan laadun parantamiseen.

Vaikuttavuuden teemoissa ”poistetaan kivi kengästä, ja hiertäminen loppuu siihen”, ”strateginen valinta” ja ”henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen” organisaation itsearvioinnin vaikuttavuus on tulosyksikkökohtainen. Organisaation itsearvioinnista haetaan vaikuttavuutta organisaation itsearvioinnista saatavien tulosten nopealla toimeenpanolla. Vaikuttavuuteen pyritään systemaattisella eri organisaation tasoilla tehtävillä toiminnan kuvauksilla, mihin liittyy laatupalkinnon hakeminen. Vaikuttavuuteen voidaan myös päästä työpistelähtöisesti henkilöstön johtamisen ja hallinnon kautta. Vaiheistettua organisaation itsearviointia voidaan käyttää osana tulosjohtamista. Muita keskeisiä tutkimustuloksia ovat organisaation itsearvioinnin välittömät ja välilliset vaikutukset.

Tutkimuksen tulosten perusteella teen suositukset organisaation itsearvioinnin johtamiskäytännöistä ja organisaation itsearvioinnin vaiheistuksesta osana tulosyksikön tulosjohtamista. Kolmas suositus käsittää organisaation itsearvioinnin käytön palautejärjestelmänä.

Organizational self-assessment has been studied by using large surveys in the 1990s and at the beginning of the 2000s. The main focuses of these surveys were on motivation for starting organizational self-assessment, ways of using organizational self-assessment and benefits of conducting organizational self-assessment. Organizational self-assessment has also been studied when applying models of quality awards. The third approach which this study also represents is the investigation of organizational self-assessment in different contexts.

The purpose of this study is to enhance knowledge and understanding of organizational self-assessment and its effectiveness by studying how the organization is self-assessed in the Army Readiness Brigades and in the Army Academy. In these four local studies I used the case study approach.

Previous researches clearly indicate that the most significant factor when improving performance is the tendency to a holistic approach in operational quality and excellence. Factors, partly constituting and supporting this approach, are continuous performance improvement and allocation of resources for the learning organization. A further factor involves the impact of managerial commitment and involvement on employee involvement and commitment. My investigations imply that at strategic level there are three leadership practices of organizational self-assessment: “Application for the quality award”, “Assessment of enablers and results” and “Assessment of maturity on performance”.

The outcomes suggest that the effectiveness of organizational self-assessment can be explained through five attributes. “Organizational self-assessment and management by results” becomes the attribute which combines the entire data of this study and gives support to organizational self-assessment conducted in phases. The effectiveness of this attribute is based on the use of both organizational self-assessment as internal self-assessment of the unit and the use of strategic level self-assessment of management as a part of management by results. Similarly the attribute “Are we like one big family?” can be found in every unit. The effectiveness of this attribute is based on the fact that organizational selfassessment event is experienced as a social occasion. Organizational self-assessment enhances employee involvement and commitment to improve the operational quality.

When applying the attributes of “removing the problem”, “a strategic choice” and “improving well-being at work” the effectiveness of organizational self-assessment is unitspecific. Impact from organizational self-assessment is sought by deciding and executing improvements rapidly. Impact from organizational self-assessment is sought by the systematic description of various organizational performance levels, which includes applying for the quality award. Impact from self-assessment can also be sought by way of leadership and administration, which take the performance of the subunit into account. The phased organizational self-assessment can be incorporated in management by results. The further results indicate that self-assessment has a direct influence and an indirect link in influence.

In conclusion, I have designed some recommendations to be employed as leadership practices in organizational self-assessment and phased organizational self-assessment in management by results. A further recommendation consists of organizational self-assessment as a feedback system