Tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantaminen julkisessa organisaatiossa

Abstract

Tämän työn tavoitteena oli selvittää Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamismahdollisuuksia sekä laatia niiden pohjalta ratkaisuehdotus hankintaprosessin toimivuuden selkeyttämiseksi sekä tehostamiseksi. Työ voidaan jakaa teoreettiseen ja empiiriseen osaan. Työn teoriaosuudessa tarkastellaan liiketoimintaprosesseja ja hankintoja sekä yleisellä tasolla että julkishallinnon näkökulmasta. Empiirinen osuus sisältää kohdeorganisaation tietotekniikkahankintojen lähtötilanteen kuvauksen, nykytila-analyysin, analyysin pohjalta mallinnetun tavoitetilakuvauksen sekä ratkaisuehdotuksen hankintaprosessin parantamiseksi. Teoriaosuuden tutkimusmenetelmänä on työn aihepiirin kirjallisuustutkimus ja empiirisen osuuden aineistonkeräysmetodeina käytetään osallistuvaa havainnointia, vapaamuotoisia haastatteluja sekä organisaation dokumenttien analysointia. Työn tuloksena syntyi ehdotus Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamiseksi. Suunnitellun ratkaisuehdotuksen mukaan hankintaprosessia voidaan merkittävästi parantaa prosessin tavoitetilamallin pohjalta suunnitellun sähköisen tietotekniikkahankintajärjestelmän avulla.

The main objective of this study was to improve the ICT division's ICT purchasing process in the Kouvola Region Federation of Municipalities. The aim was also to propose a solution that makes the functionality of the purchasing process more effective and easy to use in practice. The study can be divided into two different parts, a theoretical and an empirical part. In the theoretical part of the study business processes and procurements were examined first generally and then also from public sector's point of view. The empirical part of the study includes AS-IS-modelling, an analysis of the present state, TO-BE-modelling based on analysis and a proposed solution to improve the ICT purchasing process. The theoretical part of the study is a literary research. The research methods in the empirical part of the study are participative observation, informal interviewing and analysing the organisation's documents. The result of the study is a proposal to improve organisation's ICT purchasing process. Purchasing process can be improved by an ICT procurement solution. According to the proposed solution ICT purchasing process can be significantly improved by information system.