Improving and User Interface to E-Procurement Software Used in Asset Accounting and Investigating Effects to Efficiency
Vallius, Timo (2010)
Tiivistelmä
This diploma thesis has been done to international organization which takes care from the accounting actions of two major companies. In this organization are used three different purchasing tools which are used when new asset master data is wanted to input to SAP R/3- system. The aim of this thesis is to find out how much changing the user interface of one of these three e-procurement programs will affect to overall efficiency in asset accounting. As an addition will be introduced project framework which can be used in future projects and which help to avoid certain steps in the development process. At the moment data needs to be inputted manually with many useless mouse clicks and data needs to be searched from many various resources which slow down the process. Other organization has better tools at the moment than the myOrders system which is under investigation
Research was started by exploring the main improvement areas. After this possible defects were traced. Suggested improvements were thought by exploring literature which has been written from usability design and research. Meanwhile also directional calculations from the benefits of the project were done alongside with the analysis of the possible risks and threats. After this NSN IT approved the changes which they thought was acceptable. The next step was to program them into tool and test them before releasing to production environment. The calculations were made also from implemented improvements and compared them to planned ones From whole project was made a framework which can be utilized also to other similar projects. The complete calculation was not possible because of time schedule of the project.
Important observation in the project was that efficiency is not improved not only by changing the GUI but also improving processes without any programming. Feedback from end user should be also listened more in development process. End-user is after all the one who knows the best how the program should look like. Tämä diplomityö on tehty kansainväliselle organisaatiolle, joka hoitaa kahden suuren asiakasyrityksen käyttöomaisuuskirjanpitoa. Organisaatiossa on käytössä kolme eri ostotilaustyökalua, joista tietoa syötetään SAP- toiminnanohjausjärjestelmään. Työn tavoitteena on selvittää kuinka paljon ostotilaustyökalun käyttöliittymän muutokset vaikuttavat työn tehokkuuteen käyttöomaisuuskirjanpidossa. Lisäksi työn tavoitteena on tarjota toimeksiantajayritykselle viitekehys tulevia samankaltaisia projekteja varten. Tällä hetkellä tietoa joudutaan syöttämään SAP- järjestelmään manuaalisesti, monen alasivun kautta ja lisäksi ostotilaustyökalun toiminnoissa on osin puutteita jotka hidastavat prosessia. Toisella asiakasyrityksellä on käytössään eri ostotilaustyökalut, jotka toimivat osin paremmin kuin tutkimuksen kohteena oleva myOrders ostotyökalu.
Tutkimus aloitettiin kartoittamalla parannuskohteet jonka jälkeen niiden mahdollisia toteuttamiskeinoja pohdittiin alan kirjallisuuteen perustuen. Samalla tehtiin suuntaa antavat laskelmat projektin kannattavuudesta yhdessä projektiin vaikuttavien uhkien, etujen ja haittojen analysoinnin kanssa. Tämän jälkeen asiakasyrityksen IT- osasto hyväksyi tarpeelliseksi katsomansa parannukset, jonka jälkeen ne ohjelmoitiin ostotilaustyökaluun. Seuraavaksi suoritettiin testaus ja mahdollisten virheiden korjaus, ennen kuin parannukset otettiin käyttöön tuotantoversiossa. Näiden pohjalta tehtiin myös arviolaskelmat toteutuneista parannuksista joita verrattiin aluksi laskettuihin arvioihin. Tästä kokonaisuudesta esitetään viitekehys, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa vastaavanlaisissa projekteissa. Projektiaikataulun puitteissa todellinen prosessin tehokkuuden paraneminen jouduttiin tekemään arviona.
Työssä havaittiin, että pelkää käyttöliittymää muuttamalla tehokkuutta ei saada parannettua. Myös muita prosesseja järkeistämällä saadaan samoja etuja ilman ohjelmointia sekä pitkiä testausjaksoja. Tämän lisäksi yksi työn keskeisiä havaintoja on se, että loppukäyttäjien kokemuksia ja palautetta pitäisi käyttää paremmin hyväksi kuin yrityksessä on tähän saakka tehty. Edellisen kerran käyttöliittymän parannettiin väärin, koska päivittäin ohjelmaa käyttävät eivät saaneet esittää tarpeeksi näkemyksiään siitä millainen ohjelman kuuluisi olla. Loppukäyttäjä tekee ohjelmalla töitä päivittäin ja näin ollen tietää parhaiten millainen käyttöliittymän tulisi olla.
Research was started by exploring the main improvement areas. After this possible defects were traced. Suggested improvements were thought by exploring literature which has been written from usability design and research. Meanwhile also directional calculations from the benefits of the project were done alongside with the analysis of the possible risks and threats. After this NSN IT approved the changes which they thought was acceptable. The next step was to program them into tool and test them before releasing to production environment. The calculations were made also from implemented improvements and compared them to planned ones From whole project was made a framework which can be utilized also to other similar projects. The complete calculation was not possible because of time schedule of the project.
Important observation in the project was that efficiency is not improved not only by changing the GUI but also improving processes without any programming. Feedback from end user should be also listened more in development process. End-user is after all the one who knows the best how the program should look like.
Tutkimus aloitettiin kartoittamalla parannuskohteet jonka jälkeen niiden mahdollisia toteuttamiskeinoja pohdittiin alan kirjallisuuteen perustuen. Samalla tehtiin suuntaa antavat laskelmat projektin kannattavuudesta yhdessä projektiin vaikuttavien uhkien, etujen ja haittojen analysoinnin kanssa. Tämän jälkeen asiakasyrityksen IT- osasto hyväksyi tarpeelliseksi katsomansa parannukset, jonka jälkeen ne ohjelmoitiin ostotilaustyökaluun. Seuraavaksi suoritettiin testaus ja mahdollisten virheiden korjaus, ennen kuin parannukset otettiin käyttöön tuotantoversiossa. Näiden pohjalta tehtiin myös arviolaskelmat toteutuneista parannuksista joita verrattiin aluksi laskettuihin arvioihin. Tästä kokonaisuudesta esitetään viitekehys, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa vastaavanlaisissa projekteissa. Projektiaikataulun puitteissa todellinen prosessin tehokkuuden paraneminen jouduttiin tekemään arviona.
Työssä havaittiin, että pelkää käyttöliittymää muuttamalla tehokkuutta ei saada parannettua. Myös muita prosesseja järkeistämällä saadaan samoja etuja ilman ohjelmointia sekä pitkiä testausjaksoja. Tämän lisäksi yksi työn keskeisiä havaintoja on se, että loppukäyttäjien kokemuksia ja palautetta pitäisi käyttää paremmin hyväksi kuin yrityksessä on tähän saakka tehty. Edellisen kerran käyttöliittymän parannettiin väärin, koska päivittäin ohjelmaa käyttävät eivät saaneet esittää tarpeeksi näkemyksiään siitä millainen ohjelman kuuluisi olla. Loppukäyttäjä tekee ohjelmalla töitä päivittäin ja näin ollen tietää parhaiten millainen käyttöliittymän tulisi olla.