Utilizing social media in software documentation and knowledge management

Abstract

This Master’s thesis studies the possibilities that social media tools can bring to help knowledge management in software development companies. It will introduce the most popular tools of social media and their usage possibilities in companies, not forgetting the possible downsides. One relevant aspect in this study is to investigate the possibilities of social media to help converting existing tacit knowledge into explicit. The purpose of the work is to create a proposal of social media utilization for a mid-sized software company, which has not utilized social media tools before. To be able to create the proposal, employees of the company are interviewed and a survey is executed to analyze the current situation. In addition a pilot project for trying out new social media tools is executed.

The final result of this thesis introduces a tailored solution for the target company to start utilizing social media in its documentation and knowledge sharing processes. This new solution consists of multiple individual suggestions that are categorized and prioritized based on the significance and benefit that they bring to the company.

Tämä diplomityö selvittää kuinka sosiaalisen median työkaluja voi hyödyntää tiedon hallinnassa ohjelmistokehitystä tekevissä yrityksissä. Työssä esitellään suosituimmat sosiaalisen median työkalut ja niiden hyödyntämismahdollisuudet yrityksissä, unohtamatta kuitenkaan mahdollisia haittapuolia. Olennainen näkökulma työssä on tutkia kuinka uusia työkaluja voi hyödyntää hiljaisen tiedon dokumentoinnissa. Työn tarkoituksena on luoda ehdotus sosiaalisen median työkalujen hyödyntämisestä keskikokoisen ohjelmistoyrityksen käyttöön, joka ei ole aiemmin hyödyntänyt vastaavia työkaluja. Ehdotuksen tekemiseksi analysoidaan yrityksen nykyiset toimintamallit haastattelun ja kirjallisen kyselyn avulla. Lisäksi yrityksessä toteutetaan lyhyt pilottiprojekti sosiaalisen median työkalujen kokeilemiseksi ja kokemusten keräämiseksi.

Lopputuloksena työssä tehdään räätälöity ehdotus kuinka sosiaalisen median työkalujen käyttö yrityksessä kannattaa aloittaa dokumentoinnin ja tiedonhallinnan tehostamiseksi. Ehdotus koostuu erillisistä toteutusehdotuksista, jotka on kategorisoitu ja priorisoitu niistä saadun hyödyn ja merkityksellisyyden perusteella.