Creating an open-books implementation framework for a maintenance-related value-based life-cycle model
Ylä-Kujala, Antti (2014)
Diplomityö
Ylä-Kujala, Antti
2014
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014031121442
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014031121442
Tiivistelmä
This study is a qualitative action research by its nature with elements of personal design in the form of a tangible model implementation framework construction. Utilized empirical data has been gathered via two questionnaires in relation to the arranged four workshop events with twelve individual participants. Five of them represented maintenance customers, three maintenance service providers and four equipment providers respectively. Further, there are two main research objectives in proportion to the two complementary focusing areas of this thesis.
Firstly, the value-based life-cycle model, which first version has already been developed prior to this thesis, requires updating in order to increase its real-life applicability as an inter-firm decision-making tool in industrial maintenance. This first research objective is fulfilled by improving appearance, intelligibility and usability of the above-mentioned model. In addition, certain new features are also added. The workshop participants from the collaborating companies were reasonably pleased with made changes, although further attention will be required in future on the model’s intelligibility in particular as main results, charts and values were all reckoned as slightly hard to understand. Moreover, upgraded model’s appearance and added new features satisfied them the most.
Secondly and more importantly, the premises of the model’s possible inter-firm implementation process need to be considered. This second research objective is delivered in two consecutive steps. At first, a bipartite open-books supported implementation framework is created and its different characteristics discussed in theory. Afterwards, the prerequisites and the pitfalls of increasing inter-organizational information transparency are studied in empirical context. One of the main findings was that the organizations are not yet prepared for network-wide information disclosure as dyadic collaboration was favored instead. However, they would be willing to share information bilaterally at least. Another major result was that the present state of companies’ cost accounting systems will definitely need implementation-wise enhancing in future since accurate and sufficiently detailed maintenance data is not available. Further, it will also be crucial to create supporting and mutually agreed network infrastructure. There are hardly any collaborative models, methods or tools currently in usage. Lastly, the essential questions about mutual trust and predominant purchasing strategies are cooperation-wise important. If inter-organizational activities are expanded, a more relational approach should be favored in this regard. Mutual trust was also recognized as a significant cooperation factor, but it is hard to measure in reality. Tehty tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen toimintatutkimus, joka sisältää myös konstruktiivista tutkimusotetta käyttöönottoviitekehyksen luonnin osalta. Käytetty empiirinen data on kerätty kahdeltatoista eri henkilöltä järjestettyjen neljän workshop-tilaisuuden yhteydessä kahdella kyselyllä. Edellä mainituista osallistujista viisi edusti kunnossapitoasiakkaita, kunnossapitopalveluntarjoajia vastaavasti kolme ja laitevalmistajia loput neljä. Tällä työllä on kaksi selkeää päätavoitetta, jotka ovat samalla työn toisiaan täydentäviä painopistealueita.
Ensinnäkin jo aikaisemmin luodun arvopohjaisen elinkaarimallin keskeisiä osa-alueita kehitetään edelleen, jotta sen soveltuvuutta teollisen kunnossapidon verkostotyökaluna voitaisiin parantaa. Tämä tavoite täytetään panostamalla mallin ulkoasuun, laskentalogiikan ymmärrettävyyteen sekä käytettävyyteen. Näiden ohella elinkaarimalliin lisätään myös tiettyjä aikaisemmin puuttuneita ominaisuuksia. Workshop-tilaisuuksiin osallistuneet yhteistyöyritysten edustajat olivat muutoksiin suhteellisen tyytyväisiä, joskin mallin päätulokset, kuvaajat sekä arvoajattelu koettiin hieman vaikeaselkoisiksi. Toisaalta mallin parantunut ulkoasu sekä lisätyt uudet ominaisuudet saivat eniten positiivista palautetta.
Toisekseen mallin potentiaalisen käyttöönottoprosessin lähtökohtia pyritään hahmottamaan verkostokontekstissa. Jälkimmäiseen tavoitteeseen vastataan kaksivaiheisesti. Aluksi kaksiosainen, avoimet kirjat -ajatteluun nojaava, käyttöönottoviitekehys luodaan ja sen ominaisuuksia pohditaan teoreettisesti. Tämän jälkeen verkoston avoimuuden lisäämisen edellytyksiä ja tunnistettavia esteitä kartoitetaan kunnossapitokontekstissa myös empirian pohjalta. Eräs tehdyistä päähuomioista oli se, että yhteistyöyritykset eivät ainakaan toistaiseksi ole valmiita verkostonlaajuiseen tiedonvaihtoon, vaan parhaiten avoimuus voisi toteutua kahdenvälisissä suhteissa, joissa tietoa kuitenkin jaettaisiin hyvässä yhteistyöhengessä molemmansuuntaisesti. Edelleen keskeinen löydös oli se, että organisaatioiden nykyisissä kustannuslaskentajärjestelmissä on hyvinkin paljon parannettavaa tulevaisuudessa elinkaarimallin käyttöönoton näkökulmasta, sillä riittävän yksityiskohtaista kunnossapitodataa ei yksinkertaisesti ole saatavilla. Keskeistä tulee olemaan myös kyky pystyä luomaan verkostoyhteistyötä tukeva infrastruktuuri, sillä tällä hetkellä näillä yrityksillä ei ole oikeastaan mitään yhteisiä verkostomalleja, -menetelmiä tai -työkaluja käytössä. Luottamus sekä yritysten ostostrategiat vaikuttavat lisäksi verkostoasetelmaan merkittävästi. Yhteistyön onnistumisen kannalta nykyisiä transaktio-pohjaisia ostostrategioita tulisi välttää. Vaikka keskinäistä luottamusta pidettiin avoimuuden kannalta tärkeänä tekijänä, on sitä kuitenkin vaikea mitata millään tavalla käytännössä.
Firstly, the value-based life-cycle model, which first version has already been developed prior to this thesis, requires updating in order to increase its real-life applicability as an inter-firm decision-making tool in industrial maintenance. This first research objective is fulfilled by improving appearance, intelligibility and usability of the above-mentioned model. In addition, certain new features are also added. The workshop participants from the collaborating companies were reasonably pleased with made changes, although further attention will be required in future on the model’s intelligibility in particular as main results, charts and values were all reckoned as slightly hard to understand. Moreover, upgraded model’s appearance and added new features satisfied them the most.
Secondly and more importantly, the premises of the model’s possible inter-firm implementation process need to be considered. This second research objective is delivered in two consecutive steps. At first, a bipartite open-books supported implementation framework is created and its different characteristics discussed in theory. Afterwards, the prerequisites and the pitfalls of increasing inter-organizational information transparency are studied in empirical context. One of the main findings was that the organizations are not yet prepared for network-wide information disclosure as dyadic collaboration was favored instead. However, they would be willing to share information bilaterally at least. Another major result was that the present state of companies’ cost accounting systems will definitely need implementation-wise enhancing in future since accurate and sufficiently detailed maintenance data is not available. Further, it will also be crucial to create supporting and mutually agreed network infrastructure. There are hardly any collaborative models, methods or tools currently in usage. Lastly, the essential questions about mutual trust and predominant purchasing strategies are cooperation-wise important. If inter-organizational activities are expanded, a more relational approach should be favored in this regard. Mutual trust was also recognized as a significant cooperation factor, but it is hard to measure in reality.
Ensinnäkin jo aikaisemmin luodun arvopohjaisen elinkaarimallin keskeisiä osa-alueita kehitetään edelleen, jotta sen soveltuvuutta teollisen kunnossapidon verkostotyökaluna voitaisiin parantaa. Tämä tavoite täytetään panostamalla mallin ulkoasuun, laskentalogiikan ymmärrettävyyteen sekä käytettävyyteen. Näiden ohella elinkaarimalliin lisätään myös tiettyjä aikaisemmin puuttuneita ominaisuuksia. Workshop-tilaisuuksiin osallistuneet yhteistyöyritysten edustajat olivat muutoksiin suhteellisen tyytyväisiä, joskin mallin päätulokset, kuvaajat sekä arvoajattelu koettiin hieman vaikeaselkoisiksi. Toisaalta mallin parantunut ulkoasu sekä lisätyt uudet ominaisuudet saivat eniten positiivista palautetta.
Toisekseen mallin potentiaalisen käyttöönottoprosessin lähtökohtia pyritään hahmottamaan verkostokontekstissa. Jälkimmäiseen tavoitteeseen vastataan kaksivaiheisesti. Aluksi kaksiosainen, avoimet kirjat -ajatteluun nojaava, käyttöönottoviitekehys luodaan ja sen ominaisuuksia pohditaan teoreettisesti. Tämän jälkeen verkoston avoimuuden lisäämisen edellytyksiä ja tunnistettavia esteitä kartoitetaan kunnossapitokontekstissa myös empirian pohjalta. Eräs tehdyistä päähuomioista oli se, että yhteistyöyritykset eivät ainakaan toistaiseksi ole valmiita verkostonlaajuiseen tiedonvaihtoon, vaan parhaiten avoimuus voisi toteutua kahdenvälisissä suhteissa, joissa tietoa kuitenkin jaettaisiin hyvässä yhteistyöhengessä molemmansuuntaisesti. Edelleen keskeinen löydös oli se, että organisaatioiden nykyisissä kustannuslaskentajärjestelmissä on hyvinkin paljon parannettavaa tulevaisuudessa elinkaarimallin käyttöönoton näkökulmasta, sillä riittävän yksityiskohtaista kunnossapitodataa ei yksinkertaisesti ole saatavilla. Keskeistä tulee olemaan myös kyky pystyä luomaan verkostoyhteistyötä tukeva infrastruktuuri, sillä tällä hetkellä näillä yrityksillä ei ole oikeastaan mitään yhteisiä verkostomalleja, -menetelmiä tai -työkaluja käytössä. Luottamus sekä yritysten ostostrategiat vaikuttavat lisäksi verkostoasetelmaan merkittävästi. Yhteistyön onnistumisen kannalta nykyisiä transaktio-pohjaisia ostostrategioita tulisi välttää. Vaikka keskinäistä luottamusta pidettiin avoimuuden kannalta tärkeänä tekijänä, on sitä kuitenkin vaikea mitata millään tavalla käytännössä.